Два основных заблуждения клиента при заказе мероприятия

mice

1. Работать на прямую с конференц площадкой выгодней
На самом деле работа с площадкой на прямую подразумевает не только временные затраты, но и дополнительные потери.
Временные затраты: Работая напрямую с отелем либо с независимой площадкой Вы вынуждены контролировать все внутренние процессы на всех стадиях подготовки мероприятия.
Если разобрать только малую часть подготовки, получим не малый список задач:
- Выезд на инспекцию площадки, зачастую по несколько раз за день.
- Замеры (вручную) площадки для последующей расстановки реквизита, регистрации, указателей, стендов и атрибутики.
- Обсуждение тайминга и вариантов меню ланча и кофе брейка.
- Замер акустики помещения для оптимизации звука во время мероприятия.
- Проверка и тестирование звукового / видео оборудования, за частую ввиду неисправности того или иного оборудования приходиться привлекать стороннего подрядчика по оборудованию.
Финансовые затраты:
Существует расхожее мнение, что работая напрямую с площадкой Вы получите минимальную стоимость. На деле ивент агентство учитывая специфику своей деятельности и налаженные рабочие отношения имеют эксклюзивные предложения которые позволяют предоставить Вам стоимость аналогичную стоимости полученной Вам напрямую.
При этом Вы за те же деньги избавляетесь от всех выше указанных временных потерь и стресса. К тому же отель как правило требует 100% предоплату за месяц, а то и больше до проведения мероприятия и в противном случае не даёт Вам гарантию на наличие мест.

2. Мы можем организовать мероприятие своими ресурсами.
Порой клиент пытается параллельно со своими текущими делами и вопросами взять организацию мероприятия или же конференции для своей компании на себя.
Попытка контролировать весь документооборот и контакты с подрядчиками своими силами в 90% случаев приводит к фиаско.
На мероприятиях обычно задействовано от 5 до 30 подрядчиков, и со всеми из них нужно вести переговоры, с каждым согласовывать все тонкости.
И если заказав спикера, ведущего, артиста, переводчика или же арендовать техническое оборудование напрямую, подрядчик оказался непорядочным и не приехал на мероприятие, Вы уже не спасете ситуацию, и тем более не вернете затраченных средств. У mice.az всегда существует «план Б» на такие случаи.

Мы обязательно найдем выход и спасем Ваше мероприятие.